Google Workspace
Tăng Cường Khám Phá Công Cụ Trong Docs, Sheet, Slide
Với sự phát triển của công nghệ AI, Google Workspace đang tích hợp lợi ích và thế mạnh của Generative AI vào bộ công cụ của mình. Hãy cùng Cloud Ace tìm hiểu cách Google Workspace mở rộng khả năng tìm kiếm, khám phá trong Google Docs, Sheet và Slide với Activity Dashboard nhé
Bắt đầu từ tháng 5/2023, Google Workspace sẽ triển khai công cụ tìm kiếm nâng cao (enhanced finder) ở đầu Google Docs, Sheet và Slide để giúp người dùng khám phá các công cụ và tính năng thường được sử dụng dễ dàng hơn.
Các khả năng tìm kiếm công cụ tinh chỉnh này nhằm mục đích giúp người dùng nhanh chóng xác định vị trí các tính năng hoặc chức năng có liên quan.
Nếu người dùng mở công cụ tìm kiếm nâng cao ngay sau khi tạo tệp, họ sẽ thấy các đề xuất phổ biến mà người dùng thực hiện khi chuẩn bị tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày mới, như:
- Thiết lập trang, Danh sách thả xuống, Ghi chú cuộc họp trong Google Docs
- Chèn hàng/cột, hợp nhất ô và cố định hàng/cột trong Google Sheet.
- Thiết lập trang, Kiểm tra chính tả, Chỉnh sửa chủ đề trong Google Slide.
Áp dụng cho:
Tất cả người dùng Google Workspace, cũng như G Suite Basic và Business cũ và người dùng có Tài khoản Google cá nhân.
Máy tính
Biết người nào đã xem file
- Hãy mở một tệp trong Google Docs, Sheet hoặc Slide có thể chỉnh sửa
- Ở trên cùng, hãy nhấp vào Tools
Activity dashboard
.
- Ở bên trái, hãy nhấp vào Viewers.
Lưu ý: Chỉ có thể xem hoạt động trên các tệp thuộc sở hữu của Google Account có thể sử dụng Activity dashboard.
Biết người nào đã share file
- Hãy mở một tệp trong Google Docs, Sheet hoặc Slide.
- Ở trên cùng, hãy nhấp vào Tools
- Ở bên trái, hãy nhấp vào Sharing history.
Theo dõi xu hướng người xem và bình luận
Xem tần suất mọi người xem hoặc nhận xét về tệp của bạn.
Lưu ý: Phải có quyền chỉnh sửa tệp để xem xu hướng của người xem và nhận xét.
- Hãy mở một tệp trong Google Docs, Sheet hoặc Slide.
- Ở trên cùng, hãy nhấp vào Tools
- Ở bên trái, nhấp vào Viewer trend hoặc Comment trend.
Để lọc hoạt động theo khung thời gian:
- Ở trên cùng bên phải, nhấp vào mũi tên xuống
.
- Chọn một khung thời gian.
Lưu ý: Để xem tài liệu đã được chia sẻ bởi ai và với ai, ở bên trái của Activity Dashboard, hãy chọn tab có nhãn Sharing history.
Gửi email cho cộng tác viên
- Hãy mở một tệp trong Google Docs, Sheet hoặc Slide có thể chỉnh sửa
- Ở trên cùng, hãy nhấp vào Tools
- Người dùng có thể chọn gửi email cho từng người bằng cách nhấp vào hộp bên cạnh tên của họ hoặc nhấp vào Send email
- Nhấp vào Continue.
- Nhập tin nhắn của bạn và nhấp vào Send.
Nếu không thấy hoạt động đúng nhu cầu
- Người dùng sẽ chỉ thấy hoạt động trên các tệp thuộc sở hữu của Google Account có thể sử dụng Activity Dashboard.
- Tài liệu có quá nhiều lượt xem trang hoặc quá nhiều người xem riêng lẻ.
- Chỉ có thể xem hoạt động sau khi bạn hoặc doanh nghiệp của bạn có tính năng Activity Dashboard
- Người dùng sẽ không thấy lịch sử xem của những người chọn ẩn nó.
- Nếu admin của doanh nghiệp chọn ẩn chế độ xem của người dùng, thì bạn sẽ không thấy chế độ xem của những người dùng đó.
Giới hạn người có thể xem lịch sử
1. Tắt lịch sử xem cho một tệp
- Hãy mở một tệp trong Google Docs, Sheet hoặc Slide được chia sẻ với người dùng từ một doanh nghiệp nào đó
- Ở trên cùng, hãy nhấp vào Tools
Privacy settings.
- Tắt Show my view history for this document.
Lưu ý: Nếu không thấy “Show my view history for this document.”, thì người dùng có thể đã tắt chế độ xem lịch sử cho tất cả các tệp.
2. Tắt lịch sử xem cho tất cả các tệp
- Hãy mở một tệp trong Google Docs, Sheet hoặc Slide.
- Ở trên cùng bên trái, nhấp vào Menu
- Trong “Activity Dashboard”, hãy tắt Show your view history.
3. Ẩn lịch sử xem
- – Người dùng sẽ không nhìn thấy trong Activity Dashboard đối với các tệp của bất kỳ người nào.
- – Có thể bật lại lịch sử xem của mình và các lượt xem đã ghi trước đó sẽ xuất hiện lại.
- – Lượt xem trong khi lịch sử xem bị tắt sẽ không bao giờ hiển thị.
- – Người dùng vẫn có thể xem lịch sử xem trên tài liệu của mình.
Android
Để xem Activity Dashboard về hoạt động hoặc thay đổi lịch sử xem, hãy mở Google Docs, Sheet và Slide trên PC.
Iphone + Ipad
Để xem Activity Dashboard về hoạt động hoặc thay đổi lịch sử xem, hãy mở Google Docs, Sheet và Slide trên PC.
Vietnamese 
English 